Решение задач на тему: Сущность корреспонденции. Понятие корреспонденции, ее значение, формы и виды

Введение

Ключевая цель данной работы - изучить и проанализировать организацию регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции (понятие, назначение, принцип регистрации входящей и исходящей корреспонденции, индексирование документов, организация информационно-справочной системы, контроль за исполнением работы автоматизированных информационных системам).

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, которую реально оперативно передавать, обрабатывать и хранить в базах данных автоматизированных справочно-информационных системах, примеры которых мы рассмотрим в данной работе.

Система учета входящей и исходящей корреспонденции является технологической основой деятельности любого предприятия, на уровне с работой системы документооборота. Поэтому всякое повышение эффективности работы с корреспонденцией непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственных либо муниципальных учреждений или повышение конкурентоспособности коммерческих предприятий.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии учета входящей и исходящей конкуренции, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию корреспонденции с момента ее передачи и до момента ее получения, контроль обслуживания вспомогательных технологий, возможность распределения корреспонденции в базах данных, их долговременное хранение, автоматическое удаление спама, защита корреспонденции. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет процесс реализации учета входящей и исходящей корреспонденции, ускоряет исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета корреспонденции и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более, что в жизни каждого человека и работах предприятий постоянно возрастает объем передаваемой корреспонденции, внедряются системы автоматизации в смежных областях (документооборот) и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации учета входящей и исходящей корреспонденцию.

Предметом данной курсовой работы являются автоматизированные справочно-информационные системы, позволяющие упростить организацию работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Задачи, поставленные в этой курсовой работе:

. Раскрыть понятие корреспонденции, ее назначение, виды и формы;

. Изучить процесс регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции с использованием автоматизированных информационно-справочных технологий;

. Изучить организацию таких информационно-справочных систем;

. Определить плюсы и минусы работы таких информационно-справочных систем и методы их усовершенствования;

. Рассмотреть реальный пример подобной информационно-справочной системы, освоить данную технологию;

Глава 1. Сущность корреспонденции

.1 Понятие корреспонденции, ее назначение, формы и виды

Корреспонденция, о которой мы будем вести речь в данной курсовой работе, является средством передачи информации на предприятии. Одним словом, в данной главе раскрывается общее понятие термина "деловая корреспонденция" или "официальная корреспонденция".

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу, и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

К деловой корреспонденции можно отнести доклад, отчет, справку, сводку, служебное или сопроводительное письмо и т.д. Их разновидности:

Письмо-запрос

Письмо-напоминание

Просьба

Извещение

Телеграмма

Телефонограмма

Деловое письмо - одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает типовые задачи. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые модели, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.

Виды и разделение корреспонденции по ее функциональному воздействию представлены в Таблице 1.

Таблица 1. Распределение корреспонденции по ее функционированию

Функция деловой корреспонденции

Тип деловой корреспонденции

Информирование

Служебная записка Сопроводительное письмо Письмо-сообщение

Побуждение

Приказ Распоряжение Указание

Придание юридического статуса чему-либо

Договор Доверенность

Инициирование, поддержание отношений

Справка Гарантийное письмо Письмо-справка Письмо приглашение

Выражение предупреждения, требования, отказа

Письмо-напоминание Письмо-требование(рекламация) Письмо-ответ

.2 Виды регистрации и учета корреспонденции

За время организации учета входящей и исходящей корреспонденции на предприятии данный процесс изменялся, развивался соответственно техническому прогрессу, и в итоге принял тот вид, который доступен каждому пользователю ПК - справочно-информационные системы или автоматизированные Журналы ведения документооборота. Но для того, чтобы приступить к изучению этих автоматизированных систем, необходимо ознакомиться и с другими способами регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции, проследить этапы эволюции данного процесса.

Методы регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции:

. Бумажный метод.

Как правило, вся информация о входящей и исходящей корреспонденции фиксируется вручную на бумаге (специально отведенных бланках и формах). Указывается имя (название организации) и адрес отправителя/получателя, дата, номенклатура и серийные номера. Преимущество данного метода заключается в его дешевизне и простоте, но если даже за год отмечается более 20 регистраций, то поиски необходимой информации о той или иной регистрации многократно усложняются. Так же следует учитывать износ бумаги, сроки ее хранения и ведение документоотчета по архивам.

. Электронный ручной метод.

Аналог бумажному методу, с той лишь разницей, что вместо бумаги используются документы Word или Excel. Ведется заполнение электронных таблиц и форм, ведется отчетность. Этот метод так же не является затратным, он легок и прост в эксплуатации, но и у него есть свои минусы. Работнику, ведущему отчетность необходимы начальные знания ПК. У этого метода отсутствует всякое резервирование данных и опять же, поиск необходимой информации может вызвать затруднения. Так же, если произойдет сбой работы ПК или ПО информационные архивы могут потеряться или повредиться без возможности восстановления, резервные же копии необходимо регулярно обновлять и в этом так же есть свои неудобства.

. Электронный автоматический метод.

Это системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на внесение, хранение и поиск документов (корреспонденции), и отображение всего технического процесса жизненного цикла документа. Данные информационно-технические системы так же называют Журналами автоматической регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Данные системы радикально упрощает жизнедеятельность всего предприятия, так как регистрация и учет всей корреспонденции происходит на полной автоматике, без вмешательства человеческих ресурсов.

Оглавление

- Введение

- Сущность корреспонденции .1 Понятие корреспонденции, ее назначение, формы и виды

- Виды регистрации и учета корреспонденции Глава 2 Автоматизированные информационно-справочные системы электронного документооборота

- Система электронного документооборота СЭД

- Основные свойства системы электронного документооборота СЭД Глава 3 Пример работы реальной СЭД ИнтароСофт

- Решаемые задачи

- Описание процессов работы с патентами с использованием методологии ARIS

- Построение модели данных

- Представление объектов в системе

- Разработка хранимых процедур

- Выгрузка таблицы корреспонденции в файл формата Word

- Итоги заключение

- Список используемой литературы

Заключение

Мы изучили и проанализировали организацию регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции на примере систем электронного документооборота (СЭД).

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика.

В данном курсовом проекте, помимо работ систем электронного документооборота, мы так же раскрыли понятие корреспонденции, ее назначение виды и формы. Изучили процесс регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции с использованием автоматизированных информационно-справочных технологий.

Во второй части данной курсовой работы мы изучили организацию таких информационно-справочных систем, определили плюсы и минусы работы подобных СЭД, и методы их усовершенствования.

Список литературы

. Бочаров Е.П., Интегрированные корпоративные информационные системы / Бочаров Е.П., Колдина А.И.- М. : Финансы и статистика, 2005. - 209 с.

. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем : уч. пособие / Никитин А.В., Рачковская И.А., Савченко И.В. - М. : Инфра-М, 2007. - 290 с.

. Управление процессами : Методы управления предприятием с использованием информационных технологий / Липунцов Ю.П.М. : ДМК-Пресс: Компания АйТи, 2003. - 113 с.

. Информационные системы управления предприятиями / Е.Л.Шуремов,Д.В.Чистов, Г.В.Лямова. - М. : Бухгалтерский учет,2006. - 301 с.

. Информационные технологии управления : уч. пособие для вузов / под ред. проф. Г.А. Титоренко. -2-е изд., М. : ЮНИТИ, 2003. - 180 с.

. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч. пособие / под ред. В.В. Трофимова. - М. : Высшее образование, 2007. - 211 с.

. Информационные технологии управления / Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Бондаренко А.С. - М. : ЮНИТИ, 2004. 176 с.

. Карр, Н. Дж. "Системы электронного документооборота: Почему ИТ не являются конкурентным преимуществом / Н. Дж. Карр. - М. : Изд. Дом "Секрет фирмы", 2005. - 479 с.

. Методы и модели анализа данных в системах электронного документооборота: OPLAP и Data Mining. / Барсегян А. А., Куприянов М. С., Степаненко В. В., Холод И. И. - СПб. : БХВ-Петербург, 2004. - 507 с.

10.- Охотников, А. В. Документоведение и делопроизводств. / А. В. Охотников. М. : Ростов н/Д: МарТ, 2005 <http://2dip.ru/%D1%81%D0%ВF%D0%В8%D1%81%D0%ВЕ%D0%BA_%D0%ВВ%D0%В8%D1%82%D0%В5%D1%80%D0%В0%D1%82%D1%83%D1%80%D1%8В/53888/>. - 201 с.

.-Рогожин, М. Ю.: Документы делового общения / М. Ю. Рогожин. М. : РДЛ, 2003 <http://2dip.ru/%D1%81%D0%ВF%D0%В8%D1%81%D0%ВЕ%D0%BA_%D0%ВВ%D0%В8%D1%82%D0%В5%D1%80%D0%В0%D1%82%D1%83%D1%80%D1%8В/48809/>. - 219 с.